Mise en placeMise à jour le 25/01/2025

Menu de paramétrages

Le menu de paramétrage est la zone depuis laquelle vous allez pouvoir adapter la plateforme. Commençons par nous y rendre. Munissez-vous de vos identifiants, connectez-vous, choisissez une perspective de gestionnaire puis cliquez sur la section Paramétrages.

Informations Union-Départementale

Afin de pouvoir utiliser la plateforme Unions-Pompiers, il est impératif de renseigner toutes les informations demandées dans la partie Informations union.

Mails

La plateforme utilise les mails pour communiquer avec les adhérents. La plupart d'entre eux sont personnalisables. Nous vous invitions à les personnaliser dès la mise en place du service. Pour ce faire, rendez-vous sur Personnalisation des mails. La procédure de personnalisation est rigoureuse, merci de bien suivre les instructions ci-dessous.

Fonctionnement

Sur la gauche de chaque mail, vous trouverez la liste des jetons disponibles concernant ce dernier. Ces jetons seront remplacés par une valeur qui dépendra du contexte. Veillez à bien respecter la syntaxe, si vous faites une faute d'orthographe dans les jetons, ils ne seront pas remplacés lors de l'envoi du mail. Une fois l'édition terminée, cliquez sur Mettre à jour dans le cadre correspondant. Vous ne pouvez éditer qu'un mail à la fois.
Certains mails offrent la possibilité de choisir une adresse mail qui sera systématiquement mise en copie lors de l'envoi.

Personnalisation des formations

La liste des formations dispensées, leurs tarifs et leur description sont eux aussi à personnaliser. Cliquez simplement sur Modifier informations formations pour les afficher. Pour modifier une formation, cliquez sur son nom dans le sommaire, puis modifier les informations dans l'encart correspondant avant de cliquer sur Modifier.

Ces tarifs et descriptions seront utilisés dans la partie permettant aux stagiaires de s'inscrire aux formations ouvertes au public. Les tarifs indiqués seront repris dans les mails automatiques et dans le système de paiement par carte bancaire.

Taux horaire

Les taux horaires permettent de calculer la masse salariale en fonction du nombre d'heures travaillées de chaque adhérent sur le mois. Il est donc primordial de renseigner tous les taux applicables. Vous devez cliquer sur Ajouter taux horaire pour faire apparaître le formulaire d'ajout de taux. De manière analogue, le menu Modifier taux horaire permet de modifier les taux.

Créer un produit comptable

Si votre Union dispose du système de génération de facture et de devis intégré à la plateforme, il vous faudra créer les éléments comptables que vous souhaitez facturer. Ces éléments seront accessibles dans l'interface vous permettant de créer un devis ou une facture.

Vérifier les cotisations des adhérents

Chaque année vous être confronté au même problème: vérifier les cotisations des adhérents. Nous avons mis un système en place quasi automatique qui vous permet de réaliser cette tâche facilement. Merci de respecter les étapes décrites ci-dessous pour réaliser l'opération:

Etape 1: réaliser l'extraction Younion

La première étape sera de réaliser l'extraction Younion des adhérents en règle.

Etape 2: chargez le fichier crée

Rendez-vous dans Administration puis Cotisations adhérents et chargez le fichier crée.

Etape 3: vérifiez les informations récupérées

Etape 3.1: tableau des cotisants présents dans le fichier

Le premier tableau énumère les adhérents présents dans le fichier:

• S'il sont en vert, le système a réussi à lier de manière sûre l'adhérent du fichier avec un compte de la plateforme (nom, prénom et date de naissance).
• S'il sont en jaune, le système a réussi à lier de manière partiel l'adhérent du fichier avec un compte de la plateforme (nom et prénom). Cela vient généralement du fait que les comptes correspondants n'ont pas encore la date de naissance renseignée.
• S'il sont en orange, le système n'a pas réussi à lier l'adhérent du fichier avec un compte de la plateforme. Soit le nom et le prénom sont orthographiés différement, soit l'adhérent n'existait pas l'an dernier il faut donc créer son compte.

Etape 3.2: tableau adhérents validés sur la plateforme mais absent du fichier

Le second tableau énumère les adhérents absents du fichier mais ayant un compte actif sur la plateforme. Ce sont les comptes à désactiver.

Etape 4: actionnez les boutons

Une fois toutes les vérifications faites vous pouvez actionnes les boutons:

• Créer les comptes inéxitants créera automatiquement les comptes oranges du premier tableau avec 12345 comme mot de passe.
• Désactiver les comptes des non cotisants désactivera automatiquement tous les comptes présents dans le second tableau. Un mail d'avertissement sera envoyé à chacun d'eux pour les prévenir.

Personnaliser les trames de vos documents

Certains documents de la plateforme sont générés automatiquement. C'est le cas des diplômes, des attestations ou des conventions par exemple. De la même manière que les mails personnalisables, le contenu de ces documents va varier en fonction du contexte. Pour se faire, nous utilison là encore un système de champs (ou jetons).

Présentation des cadres

Les cadres se composent de plusieurs éléments:

• Le tableau des champs permet d'avoir la liste des jetons disponibles pour le remplacement
• Le badge indicateur permet de savoir si ce sera la trame commune à toute les unions ou votre trame personnalisée qui sera utilisée lors de la génération du document
• Le sélecteur de fichier permet de soumettre une nouvelle trame personnalisée
• Les boutons:
  • Le bouton Modifier est en lien avec le selecteur de fichier. Une fois une nouvelle trame sélectionnée, cliquez sur Modifier pour que le changement soit effectif
  • Le bouton Tester vous génère un document factice avec des valeurs prédéfinies pour que vous puissiez vérifier que vos tokens se remplacent bien
  • Le bouton Réinitialiser rétablit le modèle commun
  • Le bouton télécharge la trame vierge actuellement utilisée

Modifier une trame

La modification est trames est très capricieuse. Veuillez suivre les étapes suivantes:

Etape 1: téléchargez LibreOffice Writer

Malheureusement nous rencontrons des problèmes avec Microsoft Word: les fichiers produits par ce dernier ne sont pas adaptés à la manipulation que nous souhaitons en faire. Pour télécharger LibreOffice Writer vous devez téléchargez gratuitement la suite LibreOffice en vous rendant ici.

Etape 2: téléchargez la trame que vous souhaitez personnaliser

Pour télécharger une trame cliquez simplement sur le bouton avec l'icône .

Etape 3: ouvrez la trame avec Libre Office Writer

Etape 4: modifiez les images

Sur les modèles communs vous rencontrez parfois des images grises, ces images sont remplacées automatiquement par le logo de l'union par exemple. Néanmoins lorsque vous soumettez des trames personnalisées, les remplacements ne sont plus effectués. Par conséquent vous devez remplacer à la main les images grises par les votre.

Avant:

Après:

Etape 5: modifiez le texte

Vous pouvez désormais modifier le texte ou la mise en page. Faite néanmoins très attention: évitez au maximum de toucher aux tokens. En effet vous risquerez de les casser ils ne seront alors plus remplacés lors des tests.

Résolution des problèmes

Si vous constatez qu'un des champs n'est plus remplacé lors des tests, procédez aux vérifications suivantes:

Vérifiez l'orthographe

La première chose que vous devez vérifier c'est l'orthographe. Si une seul lettre diffère le token ne sera pas remplacé. Veillez aussi à respecter la casse (majuscule/minuscule).

Supprimez la mise en forme

Réécrire le champs

Personnaliser les images et documents publics

Si vous avez changé de logo, de signature ou de cachet de l'UD vous pouvez les changer en accédant à la page paramétrage->modifier les images et documents.

Modifier un document ou une image

Les images suivantes peuvent être modifiées:

• Logo Logo en haute définition
• Logo carré L'image doit impérativement être carré.
• Tampon Il s'agit du cachet de l'UDSP
• Signature PUD Il s'agit de la signature du (de la) président(e)

Les documents suivants peuvent être remplacés :

• Tarifs Il s'agit du document PDF téléchargeable depuis la page d'inscription tout public
• Document liaison inscription public Il s'agit de la fiche de liaison qui est transmit au stagiaire s'inscrivant sur une formation tout public
• Conditions générales de vente Il s'agit de vos conditions générales de vente téléchargeable par les stagiaires depuis la page d'inscription formation
• Règlement Intérieur de formation Il s'agit de votre règlement intérieur de formation téléchargeable par les stagiaires depuis la page d'inscription formation
• Fiche prise de compte stagiaire handicapé dans formulaire de demande entreprise Il s'agit de votre règlement intérieur de formation téléchargeable par les entreprises depuis la page de demande de formation
• Document Unique d'Evaluation des Risques Professionnels (DUERP) Il s'agit de votre DUERP
• Document sur la Régulation des Données Personnelles (RGPD) Il s'agit de votre document RGPD téléchargeable par les stagiaires depuis la page d'inscription formation

Mode opératoire :

A la ligne correspondant au document ou à la photo à modifier cliquez sur parcourir puis sélectionner l'image au format .png s'il s'agit d'une image ou d'un document en format .pdf. Cliquez ensuite sur le bouton d'envoi.

Modifier les adhérent

Dans la section Administration, cette page vous permettra :

• Vérifier que l'adhérent dispose bien d'un compte
• Modifier les compétences et les droits d'accès aux différentes parties de la plateforme
• Renvoyer manuellement leur mot de passe
• Accéder au système de gestion des EPI
• Accéder à l'historique des missions

Il est important de définir les compétences des adhérents. Les adhérents n'ont aucun droit par défaut, c'est à vous de leur donner accès aux fonctionnalités. Cliquez sur Modifier adhérent va vous rediriger vers une nouvelle page. Sur cette page, sélectionnez l'adhérent dans la liste et cliquez sur Afficher. Une fois les compétences sélectionnées, cliquez sur Mise à jour.